¶ 1. Objetivo del Manual
Establecer un orden lógico y estandarizado para el almacenamiento de archivos, facilitando la búsqueda de información y la seguridad de los datos institucionales.
¶ 2. Reglas de Nomenclatura (Nombres)
Regla de Oro: Nunca uses nombres genéricos como "Archivo" o "Documento 1".
- Prefijos por Departamento: [ADM] Administración, [MKT] Marketing, [TI] Tecnología, [COM] Comercial, [RRHH] Recursos Humanos.
- Formato de Fecha: Usar siempre AAAA-MM-DD (Ej: 2024-05-15_Informe_Ventas).
- No usar caracteres especiales: Evitar símbolos como #, $, %, &, *, /, :, <, >, ?, |, ".
¶ 3. Unidades Compartidas
Las Unidades Compartidas son espacios donde los equipos pueden almacenar, buscar y acceder fácilmente a sus archivos. Los archivos de una unidad compartida pertenecen al equipo y no a una sola persona.
¶ 4. Niveles de Carpetas
Para mantener la agilidad, se establece una estructura jerárquica obligatoria de máximo 4 niveles:
- Unidad Compartida: Nombre del Departamento o Proyecto General.
- Carpeta de Cliente o Año: Organización principal por entidad o tiempo.
- Categoría: Tipo de gestión (Contratos, Facturas, Entregables).
- Archivos: Documentos finales con nomenclatura estándar.
Ejemplo de visualización por cliente:
¶ 5. Matriz de Permisos
| Rol | Acciones Permitidas | Uso sugerido |
|---|---|---|
| Administrador | Gestionar usuarios, ajustes de la unidad y borrar archivos. | Directores y Líderes de área. |
| Gestor de contenido | Añadir, editar, mover y eliminar archivos. | Responsables de proyecto. |
| Colaborador | Añadir y editar archivos. No puede mover ni eliminar. | Equipo operativo y analistas. |
| Lector / Comentarista | Solo ver, descargar o comentar. | Consultores externos o departamentos de apoyo. |
¡Atención!: Está estrictamente prohibido compartir archivos fuera del dominio institucional sin autorización previa del área de TI.